Dans le quotidien trépidant des professionnels du droit, il s’avère souvent nécessaire de déléguer certaines tâches administratives et juridiques. Le but étant de ne pas se retrouver débordé par la charge de travail du cabinet et optimiser votre temps pour vos clients. Avec un secrétaire juridique freelance, vous allez également pouvoir tisser une relation de travail qui sera autant bénéfique pour vous que pour votre cabinet. Si vous hésitez à passer le cap de travailler avec un secrétaire juridique freelance, voici une liste non exhaustive des missions que vous allez pouvoir déléguer.
La gestion du standard téléphonique
La gestion des appels est cruciale dans un cabinet d’avocats, mais elle peut aussi devenir envahissante. Un secrétaire juridique freelance peut prendre en charge votre standard téléphonique en filtrant les appels, en répondant aux demandes urgentes et en organisant les prises de contact. Avec des outils de gestion à distance, elle est capable de gérer les appels où qu’elle soit, tout en respectant les règles de confidentialité. Il existe deux manières de déléguer ces appels téléphoniques.
A distance : votre secrétaire est équipé d’un logiciel téléphonique Voip qui lui permet de réceptionner vos appels directement depuis son lieu de travail, de réaliser un suivi des appels manqués, prendre des notes, gérer les lignes téléphoniques. Il lui suffira seulement d’une bonne connexion internet pour assurer votre standard téléphonique.
En présentiel : Votre cabinet est équipé d’un téléphone filaire ou bien vous préférez garder vos missions au sein du cabinet. Votre secrétaire freelance peut se déplacer dans votre cabinet afin de gérer votre standard téléphonique.
La prise de rendez-vous téléphonique peut être appliquée sur votre calendrier (outlook, google, CRM) ou bien de la manière dont vous le souhaitez.
Pour tout rendez-vous annulé, reporté ou si votre secrétaire freelance a besoin de vous communiquer une information de dernière minute, vous pouvez mettre en place différents moyens de communication. Votre secrétaire peut vous envoyer un SMS, mail ou un appel directement sur votre téléphone. Vous avez la possibilité d’échanger via une plateforme comme teams ou whatsapp. La solution la plus adaptée sera celle ou vous serez le plus à l’aise.
La gestion des courriers entrants et sortants
Le courrier représente une partie importante du flux d’informations dans un cabinet. Déléguer la gestion des courriers entrants et sortants à un secrétaire juridique freelance vous permet de centraliser la réception, le tri et l’envoi des courriers (physiques ou numériques). Elle peut également assurer le suivi des lettres recommandées, la préparation des envois juridiques spécifiques et veiller à ce que chaque pièce soit correctement archivée et traitée à temps.
Dans un contexte d’organisation et surtout si vous avez peu de flux de courriers, il est toujours plus facile de gérer le courrier entrant directement en présentiel. Cela évite les inconvénients des changements d’adresse, les délais rallongés et les pertes. Un secrétaire juridique freelance peut se déplacer dans votre cabinet afin de traiter, scanner, archiver votre courrier.
En ce qui concerne l’envoi des courriers sortants, il est possible pour le secrétaire freelance de traiter vos dossiers en distanciel. Il suffira d’envoyer votre demande ainsi que les documents de la manière souhaitée (mail, via un crm, google drive…) et votre secrétaire freelance peut se charger de l’impression, du traitement et de l’envoi de vos dossiers. La majorité des secrétaires juridiques en freelance sont équipés du matériel nécessaire (imprimante, enveloppes, LRAR…)
La rédaction des actes juridiques
La rédaction d’actes juridiques peut être chronophage, surtout lorsqu’il s’agit de garantir la conformité aux procédures légales. Un secrétaire juridique freelance est formé pour rédiger des actes en respectant les délais et les formes requises (statuts, PV d’assemblées générales, contrats, etc.). Vous pouvez lui confier cette mission en toute tranquillité, sachant que chaque document sera préparé selon les normes du droit et relu avec minutie avant tout dépôt. Il est possible de travailler en binôme sur certains actes ou d’envoyer un audio pour retranscription. En ce qui concerne les statuts des sociétés ayant subi plusieurs modifications sans aucune réédition, il est possible de demander à votre secrétaire juridique freelance de réécrire les statuts de vos clients au format word afin d’offrir une version “neuve” à votre client. Ce type de missions peut être traité à distance en envoyant simplement votre demande à votre secrétaire juridique freelance.
Les formalités juridiques
Les formalités juridiques sont une partie incontournable de la gestion d’un cabinet spécialisé en droit des sociétés. Qu’il s’agisse de formalités d’immatriculation, de dissolution ou de mise à jour de statuts, un secrétaire juridique freelance connaît les démarches à suivre. Elle peut se charger de remplir les formulaires, rassembler les pièces justificatives et déposer les dossiers auprès des autorités compétentes. En assurant le suivi des formalités, elle vous permet de vous consacrer pleinement à vos activités juridiques. Cette mission peut être exercée à distance. Vous n’aurez qu’à envoyer les documents ainsi que la demande de vos clients et votre secrétaire juridique freelance se chargera du reste. Il/Elle pourra également se charger des relances greffes qui peuvent parfois être une tâche fastidieuse.
L’organisation de vos déplacements professionnels
Les déplacements professionnels peuvent vite devenir complexes et demander beaucoup d’organisation, surtout si vous jonglez avec plusieurs rendez-vous en une même journée. En déléguant cette mission à un secrétaire juridique freelance, vous bénéficiez d’une assistance pour la réservation des billets de train ou d’avion, la gestion des hébergements, la localisation de véhicules et la coordination logistique de vos déplacements. Vous arrivez ainsi à vos rendez-vous sans tracas, avec une organisation minutieusement planifiée. Votre secrétaire juridique freelance peut exercer cette mission à distance.
La gestion de votre boite mail
Gérer une boîte mail peut rapidement devenir une tâche envahissante, surtout lorsqu’on reçoit quotidiennement des dizaines de courriels importants. Entre les réponses aux clients, les relances administratives et les sollicitations diverses, le tri et la gestion des e-mails deviennent vite chronophages. Déléguer cette mission à une secrétaire freelance permet de gagner un temps précieux tout en assurant un suivi rigoureux des messages. Elle peut trier les e-mails, répondre aux demandes urgentes, classer les documents et signaler les priorités. De plus, une réorganisation complète de la boîte mail permet d’optimiser le classement des dossiers, de supprimer les e-mails inutiles et d’automatiser certaines tâches. Résultat : une meilleure productivité et une charge mentale allégée pour vous concentrer sur votre cœur de métier.
La gestion de la facturation
La gestion de la facturation est une tâche essentielle mais souvent chronophage pour les entrepreneurs et les professionnels du droit. Déléguer cette mission à une secrétaire freelance permet de s’assurer que les factures sont émises dans les délais, conformes aux obligations légales et correctement archivées. Une secrétaire peut également prendre en charge le suivi des paiements, effectuer des relances auprès des clients en retard et tenir à jour un tableau de suivi. Une organisation optimisée de votre facturation vous permet d’éviter les impayés, d’améliorer votre trésorerie, et de gagner du temps sur les tâches administratives. En externalisant cette gestion, vous pouvez vous concentrer pleinement sur votre activité tout en ayant une facturation claire et rigoureuse.
En déléguant certaines tâches administratives et juridiques à un secrétaire juridique freelance, vous optimisez votre temps et améliorez la gestion de votre cabinet. Standard téléphonique, gestion des courriers, rédaction d’actes, formalités juridiques ou encore organisation de vos déplacements : autant de missions chronophages qui peuvent être confiées à un expert pour vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier. Grâce à une collaboration flexible et adaptée à vos besoins, vous bénéficiez d’un accompagnement efficace et d’un suivi rigoureux. Travailler avec un secrétaire juridique freelance, c’est faire le choix d’une organisation fluide, d’une meilleure productivité et d’un gain de sérénité au quotidien.